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发表于 2014-5-13 16:21:28
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                            成立大会会务工作安排与要求
                                               汪礼宝
一、会前准备
1.会务组实行组长负责制,本次大型会议,要制订详细的会务工作方案。
会场布置及会餐的预订,由汪文安负责.
2.发出会议通知和邀请函。包括会议名称、内容、会期、时间、地点,确定参会人员。
1).各参会代表的通知工作一律实行属地管理,由所属县(区或县级市)筹委员会工作人员分片负责.(所有参会人员均为理事级会员.)
2).领导和嘉宾的邀请: 安庆市政协,市人大,市委统战部,市委宣传部，市民政局,市社科联领导，以及安庆农副产品商会代表，由汪生负责;黄山市汪华文化研究会领导和武汉汪氏通宗世谱编辑部由汪兴吾负责;合肥汪氏宗亲联谊会代表由汪礼宝负责；安庆市企业家书画协会代表，由汪海洋负责。
3).名誉会长(汪登保由汪礼宝负责邀请),顾问等,由汪礼俊负责.
4).5月8日前,以县(区或县级市)为单位,向大会秘书处汇报通知(邀请)的落实情况,以便编排出所有参会人员清单.      汪礼宝(15391911877)负责编排名单.
3.编排会议程序，制定注意事项。(见成立大会议程)
4.后勤组纳入会务组管理,听从会务组长统一安排。
由汪丛芳负责;工作成员:汪文安,汪公明.
5.准备会议出席证,资料袋,纪念品,会标(条幅),席签等。
1).参会代表证(套带式)及所有会务用品 ,由汪文安,汪公明采购订制.
2).大会条幅:热烈庆祝安庆市汪华文化研究会成立大会隆重召开!
6.会场布置要充分体现会议主题,渲染会议气氛。
以下五项由汪丛芳和汪生共同负责.
1).悬挂会标。
2）.设置主席台，落实主席台领导座次，摆放好席签,设置发言席，话筒，并保证音响效果。
3）.确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确。
4）.保证照明、通风、照(录)像设备齐全、有效。
5）.摆放适量花卉。
7.后勤服务工作。对远路嘉宾的食宿、用车、等做出细致安排。    由汪生负责;工作成员:汪文安,汪旻.
8.做好会议发言、集体照相等方面的准备工作。
由汪丛芳和汪礼宝共同负责.
9.进行会前检查,于大会前一天汇报准备情况。
由汪文安负责.
二、会间组织与服务工作
1.会务人员提前1小时到达会场，检查会场准备情况。
由汪丛芳负责;工作成员:汪文安,汪从和,汪海堂,汪育龙,汪杰.
2.搞好会议签到、收取会费或捐款,开具三联单收据,发放出席证与会议材料,纪念品。
1).领导与嘉宾接待,由汪生负责.
2).会员接待及维持会场秩序.由汪从和负责;工作成员:汪兴吾,
汪久玲,汪礼俊,汪旻,汪谢云,汪海堂,汪育龙.
3).会员报到,收取会费及捐款,开具收据,发放会议牌和会议资料.由汪旻负责;工作成员:汪志发, 汪辉斌,汪玉文,汪海堂,汪育龙,汪杰.
3.检查主席台领导、发言人是否到齐。
由汪丛芳负责;工作成员:汪家顺,汪礼俊.
4.按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。
由汪丛芳负责,工作成员:汪家顺,汪礼俊,汪杰
5.维持好会场秩序。会议开始前5分钟，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机或设置振动提醒，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。
由汪从和负责;工作成员:汪公明,汪兴吾,汪久玲,汪谢云,汪玉文, 汪海堂,汪育龙.
6.做好会议记录，写好会议简报。
会议记录由汪家顺负责;工作成员:汪礼俊,汪向中.
7.组织照相。
由汪礼宝负责;工作成员: 汪丛芳,汪家顺.
8.为与会远路嘉宾预定车票、机票等。
由汪旻负责.
三、会议善后工作
1.会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、纪念品,席签等。
清场由汪礼宝负责;工作成员:汪志发,汪辉斌,汪海堂,汪育龙.
2.组织送客。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。
由汪生负责;工作成员:汪文安,汪旻.
3.做好会议文件的收集、归档工作。
由汪礼宝负责;工作成员:汪礼俊,汪志发.
4.做好会议报道工作。
由汪礼宝负责;工作成员:汪兴吾,汪文安,汪礼俊. |
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发表于 2014-5-13 16:48:44
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